Operations & Design Allrounder:in (m/w/d)

Du willst nicht „irgendwo arbeiten", sondern Teil von etwas sein, das wirkt – gesellschaftlich und wirtschaftlich? Dann lies weiter.

Bei PersoQua machen wir staatliche Förderungen für Personalentwicklung zugänglich. Für Unternehmen, die in ihre Mitarbeitenden investieren wollen. Und für Menschen, die ihre Arbeitszeit nutzen, um zu lernen, zu wachsen und Neues zu entdecken.

Für unser Team suchen wir eine:n Operations & Design Allrounder:in – jemanden, der/die unser Backoffice nicht nur am Laufen hält, sondern aktiv besser macht. Mit einem Auge für gutes Design, einer echten Lust auf KI und Prozessautomatisierung und einem fast schon liebevollen Verhältnis zu Ordnung und Struktur.

Du entlastest unser Team operativ – und betreust dabei kontinuierlich rund 3 eigene Kundenunternehmen im Antragsmanagement, damit du fachlich tief drinbleibst und Kolleg:innen souverän vertreten kannst.

Aufgaben

Du bist die Schaltzentrale unseres Backoffice. Konkret heißt das:

• Posteingang & Telefon: Du sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt. Mails, Anrufe und Vorgänge werden am gleichen Tag erfasst und an die richtige Person zugewiesen.
• Ordnung & Struktur: Du baust und pflegst unsere Ablagesysteme so, dass sie auch in 12 Monaten mit doppelt so vielen Mitarbeitenden noch funktionieren.
• Prozessautomatisierung & KI: Du erkennst repetitive Aufgaben und automatisierst sie – mit n8n, KI-Tools, smarten Vorlagen. „Das haben wir schon immer so gemacht" ist für dich kein Argument, wenn ein Workflow Stunden frisst.
• Grafikdesign: Du gestaltest Kundenbriefe, Onepager, Präsentationsvorlagen, Social-Posts und interne Templates – mit klarem Auge für ein professionelles Erscheinungsbild.
• Research & Weiterbildungssuche: Du recherchierst gezielt zu Förderprogrammen, Weiterbildungsangeboten und regulatorischen Anforderungen. Deine Ergebnisse sind direkt nutzbar, nicht „hier sind 12 Links".
• Antragsmanagement (rund 3 Kundenunternehmen): Du übernimmst eigene Förderanträge unserer Bestandskunden, bleibst dadurch fachlich am Puls und kannst unsere Antragsmanagerin jederzeit vertreten.
• IT-Erstunterstützung: Druckerprobleme, Tool-Setups, Account-Anlagen – du löst Routine selbst, bevor unsere IT eingreifen muss.
• Vertretung Buchhaltung (optional): Wenn unsere Buchhaltungskraft ausfällt, springst du bei einfachen Routinen wie Belegzuordnung und Rechnungsstellung ein.

Qualifikation

Du wohnst im Großraum Berlin. Wir arbeiten auch flexibel im Homeoffice, doch du wirst regelmäßig vor Ort sein wollen und können. Pendeln aus Hamburg oder München funktioniert nicht.

Außerdem bringst du mit:

• Deutsch auf Muttersprachniveau: Du formulierst in Förderanträgen, Behördenschreiben und Kundenkorrespondenz so präzise und fehlerfrei, dass nichts nachgebessert werden muss. Grammatik, Tonfall und Stilgefühl sitzen.
• Digital zuhause: Du tippst schnell, navigierst flüssig zwischen Anwendungen und hast keine Berührungsängste mit neuen Tools. Der Computer fühlt sich für dich wie eine natürliche Verlängerung deiner Hand an.
• Echtes KI-Verlangen: Du nutzt ChatGPT, Claude oder Copilot bereits regelmäßig – privat oder beruflich. Du hast eine konkrete Geschichte, wo dir KI Stunden gespart oder etwas erst möglich gemacht hat. Du brennst darauf, das in deinem Job systematisch auszubauen.
• Automatisierungs-Affinität: Du hast mindestens einmal selbst einen Workflow mit n8n, Make, Zapier oder Ähnlichem aufgesetzt (privat reicht völlig) und verstehst Trigger, Webhooks und Datenflüsse – oder bist heiß darauf, das in den ersten Wochen zu lernen.
• Designauge: Du beherrschst mindestens ein Grafiktool sicher und hast ein Gefühl für Layout, Typografie und Farbe.
• Ordnungssinn als Charakter: Du siehst ein chaotisches Ablagesystem und kriegst Energie davon, es zu sortieren. Nicht aus Perfektionismus, sondern aus echter Lust auf Struktur.
• Verbindlichkeit: Was du zusagst, passiert. Auch unsexy Routine-Zusagen wie „bis Freitag erledigt".
• Pro-Aktivität: Du erledigst sinnvolle Arbeit auch ohne Anweisung. Du siehst, was hakt, und machst einen Vorschlag, bevor jemand fragen muss.
• Vollgas-Bereitschaft: In den nächsten 1–2 Jahren ist nicht der Zeitpunkt für „pünktlich um 17 Uhr Stift fallen lassen". Du bringst eigene Energie mit und wirst durch Mission und Wachstum getragen.

Was wir nicht brauchen: einen bestimmten Abschluss oder Berufsweg. Wir brauchen Feuer, Köpfchen, Struktur und Lust auf Wachstum.

Bitte bewirb dich nicht, wenn...

• ...du Deutsch nicht auf Muttersprachniveau beherrschst. Förderanträge und Behördenkommunikation verzeihen keine sprachlichen Unschärfen.
• ...du nicht im Großraum Berlin wohnst (oder bereit bist hinzuziehen). Diese Rolle braucht perspektivisch regelmäßige Präsenz im Büro.
• ...KI für dich ein Buzzword ist, das du „auch mal ausprobieren könntest". Wir suchen jemanden mit echtem Verlangen, nicht jemanden, der/die sich überreden lassen muss.
• ...du Ordnung eher als Last empfindest und beim Stichwort „Ablagestruktur" innerlich abschaltest.
• ...du eine reine Spezialistenrolle suchst, etwa „nur Grafikdesign" oder „nur Antragsmanagement". Diese Stelle ist bewusst eine Mischrolle – das ist Feature, kein Bug.
• ...du in den nächsten 1–2 Jahren um Punkt 17 Uhr den Stift fallen lassen willst, auch wenn gerade ein wichtiger Antrag brennt.
• ...dir Verbindlichkeit egal ist. Bei uns hängen Kunden, Behörden-Fristen und Kolleg:innen an dem, was du zusagst.

Benefits

• Sinnstiftung mit Substanz: Über uns laufen jedes Jahr mehrere Millionen Euro Fördermittel in Unternehmen, die in ihre Mitarbeitenden investieren. Wir reden nicht nur über Transformation – wir machen sie konkret bezahlbar.
• Echter Gestaltungsraum: In einem kleinen Team zählt jede:r. Was du baust, wirst du wachsen sehen. Deine Ideen finden direkt den Weg in die Praxis.
• Wachstumspfad: Diese Rolle ist bewusst breit angelegt. Mit deinen Stärken kannst du dich auf Wunsch in verschiedene Richtungen entwickeln – wir wachsen, und die Rollen wachsen mit.
• Ansprechendes Paket: Festgehalt, Leistungsboni und – bei passender Konstellation – eine Beteiligung am Unternehmenserfolg.
• Lernen als Prinzip: Externe Weiterbildungen werden gefördert, interner Wissensaustausch ist Routine. Du wirst nach 12 Monaten ein:e andere:r sein – im besten Sinne.

Wenn du bis hierhin gelesen hast, bist du vermutlich genau die Art Mensch, die wir suchen: jemand, der/die nicht beim ersten Bullet abgeschaltet hat, sondern wissen will, ob es passt.

Mir ist es egal, ob du promoviert hast oder nie dazu gekommen bist, eine Ausbildung abzuschließen. Die Frage ist: Hast du die Energie, die Sorgfalt und die Lust, mit uns etwas wirklich Großes aufzubauen?

Falls ja – freue ich mich auf deine Bewerbung. Falls nicht – hoffe ich, dass du nicht aufhörst, nach einem Projekt zu suchen, in dem du dein Potenzial entfalten kannst.

Sonnige Grüße

Mateo